Kommunikation ist immer ein Kompromiss
Personalerinnen und Personaler sind ständig im Austausch mit Mitarbeitenden, Führungskräften und Bewerbenden. Dabei kommt es auch auf die richtige Kommunikation an. Doch wie kommuniziert man erfolgreich? Wo kann sich HR noch verbessern?
Kommunikation zählt als eine der Schlüsselkompetenzen für Personalerinnen und Personaler. Steffen Hillebrecht, Professor für Medien- und Personalwirtschaft an der Hochschule für angewandte Wissenschaften Würzburg-Schweinfurt, erklärt im Interview mit dem Magazin Personalwirtschaft, wie der berufliche Dialog gut gelingt und was eigentlich hinter dem steckt, das wir tun, sobald wir auf ein anderes Lebewesen treffen.
Personalwirtschaft: Der Austausch mit anderen Menschen stellt einen Großteil der Personalarbeit dar. Doch was genau Kommunikation ist, können die wenigsten sagen. Wie ist ihre Definition?
Steffen Hillebrecht: Kommunikation bedeutet das Herstellen einer gemeinsamen Ebene. Es ist egal, ob dies im privaten Kontext stattfindet oder im Betrieb zwischen Kolleginnen und Kollegen, zwischen Mitarbeitenden und Kunden oder zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden. Dabei findet Kommunikation nicht nur auf der verbalen Ebene statt, sondern auch durch Körpersprache.
Diese Ebene fehlt in Zeiten von Corona-Pandemie und Homeoffice.
Das ist in der Tat eine Herausforderung für die Kommunikation. Bei virtuellen Meetings kommen Informationen beim Gegenüber zeitverzögert an. Auch sehen wir nur einen kleinen Ausschnitt des Gesprächspartners. Dadurch haben wir nicht so viele Informationen über sie oder ihn, wie wenn wir mit der Person in einem Raum sitzen. Um das auszugleichen, kriecht man fast schon in den Bildschirm rein und versucht den anderen zu sich zu holen. Dazu kommt, dass es schwer ist, dem anderen in die Augen zu sehen. Man schaut auf den Bildschirm, aber eigentlich müsste man in die Kamera gucken. Das alles fördert eine Fatigue von virtuellen Meetings.
Wie kann trotz der ungünstigen Situation gut kommuniziert werden?
Mir hilft es, deutlich langsamer als sonst zu sprechen. So kann ich mir die Zeit nehmen zu schauen, wie die anderen auf meine Worte reagieren.
Wie unterscheiden sich die Kommunikation im Privatleben und in der Arbeitswelt?
Im Betrieb ist die Erwartung da, dass man funktioniert, weil man schließlich Geld für die Arbeit erhält. Dadurch machen die meisten Mitarbeitenden automatisch, was die Führungskraft sagt, weil es oft als ihre Aufgabe angesehen wird, Anweisungen zu befolgen. Hinzukommt, dass die Kommunikation im Betrieb weniger geduldig ist, weil der Fokus darauf liegt, Ergebnisse zu erzielen. Das haben Sie in der privaten Kommunikation nicht. Dennoch geht man im Betrieb professioneller an das Thema Kommunikation heran. Vor allem sollte das bei der Führungskraft der Fall sein, wenn ich sie als Fachkraft für Kommunikation, Koordination und Motivation definiere.
Wie gelingt gute Kommunikation oder das Herstellen einer gemeinsamen Ebene?
Um gut kommunizieren zu können, muss man sich zunächst mit der eigenen Rolle auseinandersetzen. Für was bin ich verantwortlich? Welche Ziele und Aufgaben habe ich? Wie kann ich diese durchsetzen?
Wie lautet die Antwort hier für HR?
Personalerinnen und Personaler haben meist eine begleitende Rolle. Sie müssen sowohl der Führungskraft als auch den Mitarbeitenden Begleiter und hilfreicher Geist sein. Im Idealfall kommunizieren sie moderierend. Im Problemfall schlagen sie sich auf eine Seite oder halten sich komplett raus. Um gut zu kommunizieren, muss HR die Fähigkeit haben, sich in beide Seiten hineinzudenken. Das ist nicht einfach. Dazu ist es auch nötig, Informationen über die Anderen zu haben oder sich diese wenn möglich noch zu beschaffen.
Was, wenn die Seiten vollkommen unterschiedliche Ziele und Ansichten haben und man das Gefühl hat, keinem gerecht werden zu können? Wie moderiert man dann am besten?
Natürlich ist es unangenehmen, wenn ein Bündel an Erwartungen auf mich einprasselt –von Führungskräften, den Mitarbeitenden und dem Betriebsrat. Hier hilft es, sich wieder auf seine Rolle zu fokussieren. Damit liegt der Fokus klarer auf bestimmten Sachen und einem Ziel.
Kann man die Kommunikation immer so kontrollieren, dass man dieses Ziel erreicht – und sollte man das überhaupt?
Eine der schönsten Kommunikationstheorien besagt: Man kann nicht agieren, man kann immer nur reagieren. Zu hoffen, dass man alles kontrollieren kann, ist nicht sinnvoll. Ich kann gestalten und ich kann versuchen, ein oder zwei meiner Ziele durchzusetzen. Hier kann ich meinem Gegenüber nur etwas anbieten und abwarten, ob sie oder er darauf eingeht. Damit ist Kommunikation immer ein Kompromiss und hat auch damit zu tun, die Kontrolle abzugeben.
Was halten Sie von der Überzeugung ‚Je mehr Informationen man teilt, desto besser klappt die Kommunikation‘?
Für eine gute Kommunikation muss man nur die zentralen Karten auf den Tisch legen. Sonst fühlt man sich selbst unter Umständen nicht sicher und geht je nach geteilter Information das Risiko ein, dass die oder der Andere den Respekt vor einem verliert. Gehen Sicherheit und Respekt verloren, sinkt die Bereitschaft, eine gemeinsame Ebene herzustellen. Für eine gute Kommunikation müssen die Informationen geteilt werden, die dabei helfen, dass man berechenbar bleibt.
Was hat Berechenbarkeit mit einer guten Kommunikation zu tun?
Mit ihr ermögliche ich meinem Gegenüber, mit mir eine Gemeinsamkeit herzustellen und einen Kompromiss einzugehen. Mit je mehr Menschen man kommuniziert, desto schwerer wird das. Denn berechenbar ist für mich nur jemand, den ich kenne oder eine Gruppe, die sich nach einem gemeinsamen Verhaltensmuster verhält.
Wie würden Sie die Kommunikation von HR beschreiben?
Die derzeitige HR-Kommunikation ist sehr stark daran interessiert, die momentanen Unsicherheiten zu bearbeiten. Sie ist auf dem Weg die eigene Existenzberechtigung neu im Betrieb zu verankern und sie ist belastet durch das Ziel Fachkräfte zu gewinnen und vergisst dabei die Verantwortung der Fachabteilungen beim Recruiting.
Und wie ließe sie sich verbessern?
Personalerinnen und Personaler sollten selbstbewusster kommunizieren. Die Personalabteilungen müssen dieses Selbstbewusstsein viel stärker entwickeln, sich über entscheidende Dinge bewusst werden: Was kann ich? Was ist meine Expertise? Und sehe ich mich als Business-Partner? Dann kann HR auch offener und mutiger agieren und klarer kommunizieren.
Das Interview führte Lena Onderka vom Magazin Personalwirtschaft
Quelle: www.personalwirtschaft.de/der-job-hr/artikel/hr-kommunikation-interview-professor-hillebrecht.html
