„Diese Jahrestagung setzt mal wieder Maßstäbe“…
…für Online-Tagungen! Workshops, Wahlen, Netzwerken und die Party begeisterten mehr als 150 Teilnehmerinnen und sorgten bei den BücherFrauen für ein Jahrestagungs-Feeling beim 30-jährigen Jubiläum. Workshops online sind inzwischen durchaus gängige Praxis. Das gesetzte Motto „Netzwerke(n) und Politik“ implementierte allerdings nicht nur die Einladung von hochkarätigen Referentinnen und anderen Netzwerken. Das Motto warf auch Fragen in den Raum: Wie sollten die Teilnehmerinnen untereinander einfach netzwerken, ohne sich ständig ein- und auszuwählen? Wie sehen die Teilnehmerinnen, wo am meisten los ist? Bei einer Party finden ja doch die besten Gespräche statt in der Küche. Wie schaffen wir also eine virtuelle Küche? Wie kann sich eine kleine Gruppe zurückziehen, um etwas zu besprechen und doch in der Konferenz bleiben?
Mindset des achtköpfigen virtuellen Orga-Teams
Keep it simple! Achte auf Zeit für BrainRecovery!
Die Programmgestaltung orientierte sich grundsätzlich an kurzen Slots, ohne hektisch zu wirken:
- Key-Note-Speaker und Patin, die authentisch die Teilnehmenden motivieren
- Netzwerken am Freitagabend in verschiedenen tlw. themenbesetzten Räumen
- Kurze Workshops zu „Netzwerke(n) und Politik“ - hochkarätig besetzt mit einer Expertin als Referentin
- Interne Vollversammlung incl. Wahlen innerhalb von 120 Minuten
- Party incl. Spiel, Spaß und DJane
Der akribisch definierte Zeitplan und die übersichtliche Programm-Datenbank via airtable sorgten für einen reibungslosen Ablauf. Das Orga-Team hatte zwar einen der Situation angemessenen Adrenalin-Spiegel, aber der Plan B half zu einer entspannten Ernsthaftigkeit. Dafür sorgte auch, dass zu jedem Programmpunkt die Verantwortlichkeiten eindeutig definiert waren.
Tools & Spaces
Wir kommunizierten per slack, planten per trello und strukturierten auf der Datenbank airtable.
Die Jubiläumstagung wurde komplett auf der Plattform qiqochat eingerichtet. So waren alle Teilnehmerinnen virtuell in einem Haus und bewegten sich autonom in verschiedenen zoom-Räumen. Die Workshop-Protokolle waren per google für alle sofort sicht- und beschreibbar. Der BücherFrauen-Tisch mit Werken von Bücherfrauen füllte sich auf padlet umgehend.
Fazit: Innovation beginnt mit der bedingungslosen Ausrichtung einer Tagung an der Customer Journey. Das Orga-Team analysierte, beobachtete die user und überlegte, was diese wirklich brauchen. Ideen wurden geboren, getestet, verworfen und geändert. Nochmal ein Prototyp, weil das Team noch immer zu analog dachte. Und endlich signalisierte das Bauchgefühl „jetzt ist der Ablauf rund und für alle klar“. Eine übersichtliche und eindeutige Struktur der Tagung. Jeder weiß, wo die Daten sind in der gemeinsam genutzten Datenbank. Alle kennen den Plan B für den Notfall und können diesen anwenden, solange das Internet Stand hält. In der Tat brauche das Team an manchen Stellen den Plan B. Allerdings unaufgeregt und gelassen.
Eben: work&feelgood