Prof. Steffen Hillebrecht

Kommunikation ist immer ein Kompromiss

Kommunikation ist immer ein Kompromiss

Per­so­na­le­rin­nen und Per­so­na­ler sind stän­dig im Aus­tausch mit Mit­ar­bei­ten­den, Füh­rungs­kräf­ten und Bewer­ben­den. Dabei kommt es auch auf die rich­ti­ge Kom­mu­ni­ka­ti­on an. Doch wie kom­mu­ni­ziert man erfolg­reich? Wo kann sich HR noch verbessern? 

Kom­mu­ni­ka­ti­on zählt als eine der Schlüs­sel­kom­pe­ten­zen für Per­so­na­le­rin­nen und Per­so­na­ler. Stef­fen Hil­leb­recht, Pro­fes­sor für Medi­en- und Per­so­nal­wirt­schaft an der Hoch­schu­le für ange­wand­te Wis­sen­schaf­ten Würz­burg-Schwein­furt, erklärt im Inter­view mit dem Maga­zin Per­so­nal­wirt­schaft, wie der beruf­li­che Dia­log gut gelingt und was eigent­lich hin­ter dem steckt, das wir tun, sobald wir auf ein ande­res Lebe­we­sen treffen.

Per­so­nal­wirt­schaft: Der Aus­tausch mit ande­ren Men­schen stellt einen Groß­teil der Per­so­nal­ar­beit dar. Doch was genau Kom­mu­ni­ka­ti­on ist, kön­nen die wenigs­ten sagen. Wie ist ihre Definition?

Stef­fen Hil­leb­recht: Kom­mu­ni­ka­ti­on bedeu­tet das Her­stel­len einer gemein­sa­men Ebe­ne. Es ist egal, ob dies im pri­va­ten Kon­text statt­fin­det oder im Betrieb zwi­schen Kol­le­gin­nen und Kol­le­gen, zwi­schen Mit­ar­bei­ten­den und Kun­den oder zwi­schen Füh­rungs­kräf­ten und Mit­ar­bei­ten­den. Dabei fin­det Kom­mu­ni­ka­ti­on nicht nur auf der ver­ba­len Ebe­ne statt, son­dern auch durch Körpersprache.

Die­se Ebe­ne fehlt in Zei­ten von Coro­na-Pan­de­mie und Homeoffice.

Das ist in der Tat eine Her­aus­for­de­rung für die Kom­mu­ni­ka­ti­on. Bei vir­tu­el­len Mee­tings kom­men Infor­ma­tio­nen beim Gegen­über zeit­ver­zö­gert an. Auch sehen wir nur einen klei­nen Aus­schnitt des Gesprächs­part­ners. Dadurch haben wir nicht so vie­le Infor­ma­tio­nen über sie oder ihn, wie wenn wir mit der Per­son in einem Raum sit­zen. Um das aus­zu­glei­chen, kriecht man fast schon in den Bild­schirm rein und ver­sucht den ande­ren zu sich zu holen. Dazu kommt, dass es schwer ist, dem ande­ren in die Augen zu sehen. Man schaut auf den Bild­schirm, aber eigent­lich müss­te man in die Kame­ra gucken. Das alles för­dert eine Fati­gue von vir­tu­el­len Meetings.

Wie kann trotz der ungüns­ti­gen Situa­ti­on gut kom­mu­ni­ziert werden?

Mir hilft es, deut­lich lang­sa­mer als sonst zu spre­chen. So kann ich mir die Zeit neh­men zu schau­en, wie die ande­ren auf mei­ne Wor­te reagieren.

Wie unter­schei­den sich die Kom­mu­ni­ka­ti­on im Pri­vat­le­ben und in der Arbeitswelt?

Im Betrieb ist die Erwar­tung da, dass man funk­tio­niert, weil man schließ­lich Geld für die Arbeit erhält. Dadurch machen die meis­ten Mit­ar­bei­ten­den auto­ma­tisch, was die Füh­rungs­kraft sagt, weil es oft als ihre Auf­ga­be ange­se­hen wird, Anwei­sun­gen zu befol­gen. Hin­zu­kommt, dass die Kom­mu­ni­ka­ti­on im Betrieb weni­ger gedul­dig ist, weil der Fokus dar­auf liegt, Ergeb­nis­se zu erzie­len. Das haben Sie in der pri­va­ten Kom­mu­ni­ka­ti­on nicht. Den­noch geht man im Betrieb pro­fes­sio­nel­ler an das The­ma Kom­mu­ni­ka­ti­on her­an. Vor allem soll­te das bei der Füh­rungs­kraft der Fall sein, wenn ich sie als Fach­kraft für Kom­mu­ni­ka­ti­on, Koor­di­na­ti­on und Moti­va­ti­on definiere.

Wie gelingt gute Kom­mu­ni­ka­ti­on oder das Her­stel­len einer gemein­sa­men Ebene?

Um gut kom­mu­ni­zie­ren zu kön­nen, muss man sich zunächst mit der eige­nen Rol­le aus­ein­an­der­set­zen. Für was bin ich ver­ant­wort­lich? Wel­che Zie­le und Auf­ga­ben habe ich? Wie kann ich die­se durchsetzen?

Wie lau­tet die Ant­wort hier für HR?

Per­so­na­le­rin­nen und Per­so­na­ler haben meist eine beglei­ten­de Rol­le. Sie müs­sen sowohl der Füh­rungs­kraft als auch den Mit­ar­bei­ten­den Beglei­ter und hilf­rei­cher Geist sein. Im Ide­al­fall kom­mu­ni­zie­ren sie mode­rie­rend. Im Pro­blem­fall schla­gen sie sich auf eine Sei­te oder hal­ten sich kom­plett raus. Um gut zu kom­mu­ni­zie­ren, muss HR die Fähig­keit haben, sich in bei­de Sei­ten hin­ein­zu­den­ken. Das ist nicht ein­fach. Dazu ist es auch nötig, Infor­ma­tio­nen über die Ande­ren zu haben oder sich die­se wenn mög­lich noch zu beschaffen.

Was, wenn die Sei­ten voll­kom­men unter­schied­li­che Zie­le und Ansich­ten haben und man das Gefühl hat, kei­nem gerecht wer­den zu kön­nen? Wie mode­riert man dann am besten?

Natür­lich ist es unan­ge­neh­men, wenn ein Bün­del an Erwar­tun­gen auf mich ein­pras­selt –von Füh­rungs­kräf­ten, den Mit­ar­bei­ten­den und dem Betriebs­rat. Hier hilft es, sich wie­der auf sei­ne Rol­le zu fokus­sie­ren. Damit liegt der Fokus kla­rer auf bestimm­ten Sachen und einem Ziel.

Kann man die Kom­mu­ni­ka­ti­on immer so kon­trol­lie­ren, dass man die­ses Ziel erreicht – und soll­te man das überhaupt?

Eine der schöns­ten Kom­mu­ni­ka­ti­ons­theo­rien besagt: Man kann nicht agie­ren, man kann immer nur reagie­ren. Zu hof­fen, dass man alles kon­trol­lie­ren kann, ist nicht sinn­voll. Ich kann gestal­ten und ich kann ver­su­chen, ein oder zwei mei­ner Zie­le durch­zu­set­zen. Hier kann ich mei­nem Gegen­über nur etwas anbie­ten und abwar­ten, ob sie oder er dar­auf ein­geht. Damit ist Kom­mu­ni­ka­ti­on immer ein Kom­pro­miss und hat auch damit zu tun, die Kon­trol­le abzugeben.

Was hal­ten Sie von der Über­zeu­gung ‚Je mehr Infor­ma­tio­nen man teilt, des­to bes­ser klappt die Kommunikation‘?

Für eine gute Kom­mu­ni­ka­ti­on muss man nur die zen­tra­len Kar­ten auf den Tisch legen. Sonst fühlt man sich selbst unter Umstän­den nicht sicher und geht je nach geteil­ter Infor­ma­ti­on das Risi­ko ein, dass die oder der Ande­re den Respekt vor einem ver­liert. Gehen Sicher­heit und Respekt ver­lo­ren, sinkt die Bereit­schaft, eine gemein­sa­me Ebe­ne her­zu­stel­len. Für eine gute Kom­mu­ni­ka­ti­on müs­sen die Infor­ma­tio­nen geteilt wer­den, die dabei hel­fen, dass man bere­chen­bar bleibt.

Was hat Bere­chen­bar­keit mit einer guten Kom­mu­ni­ka­ti­on zu tun?

Mit ihr ermög­li­che ich mei­nem Gegen­über, mit mir eine Gemein­sam­keit her­zu­stel­len und einen Kom­pro­miss ein­zu­ge­hen. Mit je mehr Men­schen man kom­mu­ni­ziert, des­to schwe­rer wird das. Denn bere­chen­bar ist für mich nur jemand, den ich ken­ne oder eine Grup­pe, die sich nach einem gemein­sa­men Ver­hal­tens­mus­ter verhält.

Wie wür­den Sie die Kom­mu­ni­ka­ti­on von HR beschreiben?

Die der­zei­ti­ge HR-Kom­mu­ni­ka­ti­on ist sehr stark dar­an inter­es­siert, die momen­ta­nen Unsi­cher­hei­ten zu bear­bei­ten. Sie ist auf dem Weg die eige­ne Exis­tenz­be­rech­ti­gung neu im Betrieb zu ver­an­kern und sie ist belas­tet durch das Ziel Fach­kräf­te zu gewin­nen und ver­gisst dabei die Ver­ant­wor­tung der Fach­ab­tei­lun­gen beim Recruiting.

Und wie lie­ße sie sich verbessern?

Per­so­na­le­rin­nen und Per­so­na­ler soll­ten selbst­be­wuss­ter kom­mu­ni­zie­ren. Die Per­so­nal­ab­tei­lun­gen müs­sen die­ses Selbst­be­wusst­sein viel stär­ker ent­wi­ckeln, sich über ent­schei­den­de Din­ge bewusst wer­den: Was kann ich? Was ist mei­ne Exper­ti­se? Und sehe ich mich als Busi­ness-Part­ner? Dann kann HR auch offe­ner und muti­ger agie­ren und kla­rer kommunizieren.

Das Inter­view führ­te Lena Onder­ka vom Maga­zin Personalwirtschaft
Quel­le: www.personalwirtschaft.de/der-job-hr/artikel/hr-kommunikation-interview-professor-hillebrecht.html

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