Für kleine Teams im Laden erscheint es möglicherweise abwegig darüber nachzudenken, wie digitale Tools die Zusammenarbeit beflügeln könnten. Das Mindset „Wir sehen uns doch eh jeden Tag“ ist allerdings mit der Pandemie endgültig ad acta gelegt worden. Und wenn der Verkauf online erfolgt, dann gilt es auch das Work-Management anzupassen. Der Nutzen:

• Homeoffice, wo immer möglich
• reibungsloser Ablauf des operativen Geschäfts
• effektive Zusammenarbeit des Teams – egal wo
• strategische Weiterentwicklung des Geschäftsmodells

Work-Management (zu unterscheiden von Projekt-Management) sorgt für mehr Produktivität in Unternehmen und stellt sicher, dass alle zügig auf die Informationen zugreifen können, die sie benötigen, um die wirkungsvollsten Aufgaben zu erledigen. Gerade in Zeiten der Transformation geht es darum, alle Arbeitsvorgänge nach ihrem Wirkungsgrad zu hinterfragen. Studien belegen noch immer, dass rund 60 % des Tages mit „Arbeit rund um die Arbeit“ vergeudet wird. Wer kennt nicht die endlose Suche nach der einen email von Frau Müller, oder „wo stand die Info nochmal?“. Dazu kommt noch die wiederholte Kommunikation über Arbeitsvorgänge, die gefühlt schon 1.000-mal erfolgt ist oder der Umgang mit veränderten Prioritäten.

„Eigentlich müsste man das ja mal anders organisieren“, aber es fehlt die Zeit, Lust und das Know-how dazu. Meist geht es über den Google-Kalender nicht hinaus.

In dieser Serie werden fünf Tools für das Work-Management außerhalb der Google-Workspace für kleine Teams vorgestellt mit Beispielen. Wir sind uns natürlich bewusst, dass es viel mehr gibt. Auch können nicht alle Perspektiven beleuchtet werden, z.B. DSGVO. Deshalb soll die Serie ein Auftakt sein für Good Practice. Denn dies wurde in der Befragung im Vorfeld deutlich von mehreren Buchhändler:innen ausgedrückt: „wir nutzen derzeit nichts, sind aber umso neugieriger auf Tipps von Kolleg:innen“.

In einem kleinen Team oder Unternehmen geht es in erster Linie darum, die Routineaufgaben und anstehenden Projekte transparent zu machen, ohne daraus eine Fleißaufgabe ohne Wirkungsgrad zu definieren. Allerdings bedingt jede gut aufbereitete Aufgabe Klarheit bzgl. drei Aspekte: wer macht was bis wann bzw. wer hat für was den Hut auf. Wenn Aufgaben gruppiert werden, dann entstehen daraus Projekte für größere Ziele der Buchhandlung. Beispiel: Social-Media-Kampagne incl. Dialog mit Kunden, um mehr zu verkaufen und Kunden zu halten bzw. zu gewinnen. Erfolg hat nur die Buchhandlung, der es gelingt, das Team in die Ideenfindung einzubeziehen, zu begeistern, laufend die Kampagne zu adaptieren, indem alle Teammitglieder in der Lage sind den Status mitzuverfolgen und zu gestalten. Ein passendes Work-Management-System schafft Strukturen und erfasst vom kleinsten Detail bis hin zum großen Ganzen alles an einem Ort.

Nutzen

• Erhöhung der Selbstorganisation des Teams
• Mehr Zeit zur Gestaltung des zukünftigen Geschäftsmodells
• Konzentration auf die Kundschaft und den Verkauf

Thema des Monats bei LANGENDORFS DIENST - Leichter führen im Buchhandel

1. Weg mit der Zettelwirtschaft: Microsoft To Do
2. Vielseitig nutzbar: MSTeams in Kombination mit SharePoint
3. Selbstorganisation des Teams: Zwei Tools zur Arbeits- und Urlaubsplanung
4. Ideen gemeinsam entwickeln: Miro machts
5. Einfach treffen: wonder.me

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