Schlagwort: AI

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Sonnenuntergang am Meer mit einem pink-orangefarbenen Bulli und dem Schriftzug „Mein persönliches Wissensmanagement – Lernreise 26“.

#CLCPKM: Wissensmanagement – Vom Sammeln zum Schreiben

Meine Lernreise PKM26

Mein Wissens-Bulli ist voll. Warum komme ich trotzdem zu selten ins Schreiben?

Meine Oma Resi schnippelte Rezepte aus Zeitschriften aus und sammelte diese in einer Box. Ich bin ihr sehr ähnlich und sammle: Fachartikel, Studien, Notizen und digitale Fundstücke.  Ein Teil davon dümpelt in Kartons. Der Rest verteilt sich auf Papier, OneNote, Raindrop, Obsidian und Zotero. Die Herausforderung: Was ich nicht überblicke und nicht finde, steht mir auch nicht als Wissen zur Verfügung.

Mein Wissens-Bulli ist also gut beladen. Nur zum Schreiben komme ich damit - gefühlt - viel zu selten.

Genau deshalb mache ich diese Lernreise in diesen Wochen. 14 Wochen mit sechs Themenregionen:

  1. Wissen sinnvoll aufnehmen und ordnen
  2. Wissen wiederfinden und wiederaufnehmen
  3. Aus Informationen eigenes Wissen entwickeln
  4. Das PKM im Alltag tragfähig halten
  5. Wissen in Bewegung bringen
  6. KI bewusst in das eigene PKM einbinden

Übrigens: dieser Blog wird während der Lernreise ständig aktualisiert. Es kann also durchaus vorkommen, dass der Text sich ändert im Zeitablauf. Es lohnt sich also immer mal wieder zu schauen, was sich Neues ergeben hat.

A) Wissen sinnvoll aufnehmen und ordnen

Ich komme aus der Buchbranche und bin eine echte Leseratte - ein sogenannter Vielleser lt. Studie des Börsenvereins. Hinzu kommen Gespräche aus Beratung, Coaching und Supervision, Konferenzen, Podcasts, Webseiten, Studien, Newsletter, Videos und spontane Ideen. Die eigentliche Frage lautet "Welches Gepäck bringt mich tatsächlich ans Ziel" statt "Welche Informationen brauche ich noch?"

Mindestens zehn Informationsquellen liefern ständig Nachschub. Mein Ziel sind 26 veröffentlichte Beiträge im Jahr. Schon rechnerisch kann deshalb nur ein Bruchteil dessen, was mich interessiert, in einen Text gelangen.

Das Publizieren ist für mich keine völlig neue Route. Vor meiner Zeit als Working-Mom erschien meine wöchentliche Kolumne "Fragen Sie Ellen Braun" jahrelang im Börsenblatt des Deutschen Buchhandels. Bei zwei Büchern war ich Co-Autorin, arbeite als freie Mitarbeiterin bei Langendorfs Dienst und bin auch sonst unregelmäßig unterwegs in verschiedenen Medien.

Ich kann schreiben. Ich kann auch regelmäßig liefern.

Mir fehlt allerdings aktuell ein verbindlicher Prozess, der aus den unzähligen Gedanken aus den verschiedenen Infoquellen aus Anwendung und Literatur schließlich einen Beitrag macht, der wertig und würdig ist veröffentlicht zu werden.

1. Auswählen: was ist es wert, festgehalten zu werden?

Die laufenden Projekte wurden nach der PARA-Methode (Projekte, Areas, Ressourcen, Archiv) sortiert. Alles, was gerade nicht aktiv ist, ist ins Archiv gewandert. Damit ist meine aktuelle Route wieder sichtbar.

📚Tipp: Tiago Forte (2023): Die PARA-Methode. Wie Sie Ihr digitales Leben vereinfachen, organisieren und meistern. REDLINE Verlag.

Für neue Informationen wird eine einfache Regel getestet: Ein Fundstück darf mit, wenn es einem aktiven Projekt oder einem geplanten Beitrag zugeordnet werden kann. Dazu wird ein eigener Gedanken notiert und kommt wird mit einem Mindesthaltbarkeitsdatum versehen (12 Wochen). Andernfalls bleibt es eine interessante Begegnung am Wegesrand.

Formel: Aktives Projekt + Gedanke + MHD

Damit kann mein Verstand gut arbeiten. Mein emotionales Erfahrungsgedächtnis grummelt noch.

Warum die Kartons trotzdem bleiben

Die Kartons enthalten nicht einfach nur Papier. Sie sind eine Art materielle Rückversicherung gegen die Angst, etwas Wichtiges zu vergessen, eine Chance zu verpassen oder den Anschluss zu verlieren. Mein innerer Satz lautet offenbar: "Wenn ich diese Infos wegwerfe, könnte mir später genau dieses Wissen fehlen."

Also bleiben Artikel im Karton. Sicher ist sicher. Nur finden würde ich den einzelnen Artikel dort vermutlich nie mehr.

Im Zürcher Ressourcen Modell steht das "Würmli" für unser emotionales Erfahrungsgedächtnis. Mein Verstand kennt die begrenzte Ladekapazität längst. Mein Würmli steht trotzdem neben dem Bulli und ruft: „Pack es lieber ein!“

Überladener Bulli voller Bücher und Ordner. Daneben hält ein fröhliches Würmli ein Fundstück hoch und ruft: „Pack es lieber ein!“
Das Würmli verkörpert den Impuls, interessantes Wissen vorsichtshalber einzupacken. KI-generierte Illustration, erstellt mit ChatGPT Pro.

Unter Stress greifen Menschen leichter auf vertraute Handlungsmuster zurück. Bei mir lautet dieses Muster: behalten statt entscheiden.

Deshalb hat der Vorsatz „Jeden Tag fünf Zentimeter Papier aussortieren“ nie dauerhaft funktioniert. Er verlangte Loslassen, ohne vorher Orientierung und Sicherheit zu schaffen. Diesmal war die Reihenfolge eine andere: Ich habe zuerst meine aktiven Projekte sortiert und damit die Route festgelegt. Alles andere durfte zunächst ins Archiv.

Erst jetzt kann ich bei jedem neuen Gepäckstück fragen: Gehört es zu meiner aktuellen Reise – oder nehme ich es nur aus Angst mit? Mein Würmli muss nicht lernen, dass Wegwerfen ungefährlich ist. Es darf lernen, dass weniger Gepäck nicht automatisch weniger Möglichkeiten bedeutet.

Weniger Gepäck, mehr Bewegung

Mein Ziel ist nicht der perfekt eingeräumte Wissens-Bulli. Mein Ziel sind 26 veröffentlichte Beiträge im Jahr. Deshalb lautet meine neue Frage: "Wofür werde ich das Entdeckte/Gesehene/Gelesene konkret verwenden?"

Bleibt die Antwort aus oder vage, muss das Fundstück nicht mit, weil meine Aufmerksamkeit begrenzt ist. Mein Wissens-Bulli muss nicht alles enthalten. Er muss fahren.

2. Von der Quelle zur Notiz - digital und handschriftlich

Mein PKM gleicht einem Wegenetz mit gut ausgebauten Strecken, Nebenwegen und gelegentlichen Sackgassen. Manche davon habe ich vermutlich selbst angelegt.

Anregungen erreichen mich aus Büchern, Fachbeiträgen, Podcasts, Veranstaltungen und bei Gesprächen. Hinzu kommen Beobachtungen aus Beratung, (Team-)-Coaching und Supervision sowie Ideen beim Autofahren, Radfahren, Yoga und Kochen.

Je nach Situation landen diese Gedanken an unterschiedlichen Orten:

  • Bei Konferenzen und Schulungen notiere ich per OneNote
  • Unterwegs diktiere ich in die Notizen-App des Iphones
  • Regelmäßig benötigte Links und aktuelle Quellen speichere ich in Raindrop
  • Dauerhaft relevante Gedanken sollen in Obsidian landen
  • Bücher lese ich am liebsten analog – der Augen wegen und weil ich den Buchgeruch liebe. Notizen mache ich mir dazu auf blauen halb gefalteten DIN-A4-Blättern mit Seitenzahl und Notiz. Ist wie ein Spickzettel in der Schule. Ich weiß einfach wo was steht.

Das schnelle Festhalten gelingt. Schwieriger ist es, das Gesammelte später weiterzuentwickeln. Meine Gedanken sind zuverlässig am Eingang – nur die Weiterreise ist nicht immer geklärt.

Der 50 Zentimeter hohe Beweis

Neben den digitalen Ablagen steht ein mindestens 50 Zentimeter hoher Stapel Notizbücher – ohne Farbcode. Sie wurden gekauft, geschenkt oder von meiner Tochter aussortiert, wie z.B. ein altes „Mia and me“-Heft.

50 Zentimeter hoher Stapel unterschiedlich gestalteter Notizbücher, auf dem ein blauer Modell-Bulli mit weiterem Gepäck steht.
Mindestens 50 Zentimeter persönliche Wissensarbeit – und längst noch nicht alle Notizbücher. Eigene Fotografie, gestaltet mit Canva.

Häufig weiß ich ungefähr, in welchem Heft etwas steht. Mein Gehirn verbindet den Inhalt offenbar mit dem Anlass und dem jeweiligen Notizbuch. Das ist kein belastbares Ablagesystem, funktioniert aber erstaunlich gut. Persönliche Wissensarbeit folgt eben nicht allein einer technischen Logik. Manchmal folgt sie einem rosafarbenen Einhorn auf einem alten Schulheft.

Schreibdenken braucht Platz

Stift und Papier bleiben für mich wichtig. Je größer die Fläche, desto besser. Ich nutze Zeichenblöcke, alte Karteikarten oder die Rückseite beschriebener Flipchartbögen. Nachhaltigkeit und Denkfreiheit passen hier erstaunlich gut zusammen. Auf dem Papier dürfen Gedanken unfertig sein. Ich kann Pfeile zeichnen, Wörter einkreisen und Zusammenhänge sichtbar machen. Vieles steht nicht vor dem Schreiben fest, sondern entsteht dabei. „Schreibdenken“ ist ein hervorragendes und wunderbares Wort dafür. Danke an diejenige in der Community, die dieses Wort kreiert hat. 🙏

Analoge Aufzeichnungen gelten als Arbeitsmittel auf Zeit. Sobald ihr Inhalt verarbeitet ist, werden diese konsequent entsorgt. Was für ein herrlicher Moment, wenn das Papier zerknüllt oder zerrissen wird. "Wieder was erledigt!"

Vom Papier in den digitalen Denkraum

Tragfähige Inhalte werden in Word, OneNote oder Obsidian überführt. Handschriftliche Aufzeichnungen lasse ich teilweise von KI transkribieren. Das erleichtert den Übergang ins Digitale, ersetzt aber nicht die inhaltliche Bearbeitung. Ein transkribierter Zettel ist schließlich noch kein ausgearbeiteter Gedanke, aber mit Unterstützung der KI wird strukturiert und weiterentwickelt. Spannend!

Für die Weiterarbeit helfen vier Fragen:

  • Welcher eigene Gedanke steckt darin?
  • Zu welchem Thema oder Projekt gehört er?
  • Wie knüpft er an mein vorhandenes Wissen an?
  • Wofür möchte ich ihn verwenden?

Nicht jede Quelle braucht einen Dauerparkplatz

Die verschiedenen Werkzeuge haben inzwischen eigene Aufgaben: OneNote ist derzeit mein Denk- und Arbeitsraum. Obsidian soll dauerhaft relevantes Wissen vernetzen. Raindrop verwaltet ausgewählte Webquellen. Papier bleibt dem offenen Schreibdenken vorbehalten. Trotzdem stellt sich bei jedem Fundstück die unbequeme Frage:

Speichere ich diese Quelle, weil ich sie verwenden werde – oder weil das Speichern leichter ist als die Entscheidung, sie vorbeiziehen zu lassen?

Die eigentliche Schwachstelle liegt deshalb nicht beim Speichern, sondern beim Sichten, Verdichten und Übertragen. Aber das kommt ja noch später während der Lernreise.

Eine Deadline schafft Klarheit

Bei einem Magazinbeitrag mit Abgabetermin gelingt fokussieren. Die Deadline zwingt mich zur Auswahl: Welche Quellen tragen? Welcher Gedanke steht im Zentrum? Wann ist die Recherche beendet? Schreibe ich dagegen nur für meine eigene Sichtbarkeit, bleibt die Sammelphase leichter geöffnet. Schließlich könnte noch eine Studie, ein Beispiel oder ein kluger Gedanke fehlen. Zotero zeigt sich an dieser Stelle ausgesprochen hilfsbereit und liefert zuverlässig weitere Wissenshäppchen. "Oh, das habe ich ja noch gar nicht unter der Perspektive betrachtet."

PKM definiert Wikipedia als: "Ein Bündel von Konzepten, Methoden und Werkzeugen zur Strukturierung und Ordnung von individuellen Wissensbeständen, das Einzelpersonen ermöglicht, Verantwortung dafür zu übernehmen, was sie wissen und wen sie kennen."  PKM wird damit zur Frage der Selbstführung: Wann ist der Artikel genug zur Veröffentlichung?

Meine Wissensarchitektur: Jeder Gedanke braucht mehr als einen Stellplatz

Ich merke, dass sich meine Einstellung ändert. Persönliches Wissensmanagement ist mehr als Verstauen. Mein Wissens-Bulli braucht eine durchdachte Innenaufteilung: Was liegt wo, was brauche ich griffbereit und welches Gepäck hilft mir auf meiner nächsten Etappe?

Diese Ordnung ist meine persönliche Wissensarchitektur. Damit der Bulli nicht nur gut beladen herumsteht, gehört auch ein Plan für die Weiterarbeit dazu:

  1. Woher kommt die Information?
  2. Wo halte ich sie fest?
  3. Wofür möchte ich sie verwenden?
  4. Wie verarbeite ich sie weiter?
  5. Bis wann soll daraus ein Ergebnis entstehen?

Ich möchte schließlich nicht nur jederzeit sagen können, wo mein Gepäck liegt. Ich möchte damit irgendwo ankommen.

Inspiriert dazu hatte folgendes Buch: Holtel, S. (2024): "Droht das Ende der Experten? ChatGPT und die Zukunft der Wissensarbeit", Vahlen Verlag. Tabelle 11: Beispielhafte Tätigkeitsbeschreibung eines Wissensarbeiters.

3. Eine Ordnung über mehrere Orte hinweg

Der zentrale Arbeitsplatz ist mein Notebook, allerdings nicht automatisch eine einzige Wissensdatenbank.

Fortsetzung folgt.

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Ellen sitzt als Podcast-Host von „Die Buchmacherinnen“ am Mikrofon. Im Lerntagebuch wird gezeigt, wie die Podcast-AG Wissen sammelt, ordnet, sichert und einen Lernpfad entwickelt.

Lerntagebuch: Vom Machen zum Wissen sichern

Lerntagebuch: Vom Machen ins Sichern

Wie lässt sich Erfahrungswissen so weitergeben, dass neue Mitfrauen Aufgaben übernehmen können und die bisher Verantwortlichen entlastet werden? Unser Lernprozess zeigt, was ein Team klären muss, bevor aus impliziten Wissen und vorhandenen Unterlagen ein gemeinsamer Lernpfad der Podcast-AG der BücherFrauen werden kann. Dabei zeigt sich: Schon die Frage, was wir künftig können wollen, braucht mehr Austausch als gedacht.

Seit zwei Jahren arbeiten wir daran, den Podcast „Buchmacherinnen – der BücherFrauen-Podcast“ zu entwickeln. Folge für Folge. Ehrenamtlich. Mit Erfahrung, Herzblut und manchmal auch mit der guten alten Improvisationskunst, die viele Frauen der Generation X ziemlich gut beherrschen: Problem sehen, Ärmel hochkrempeln, Lösung finden.

Ich bin im Frühjahr 2024 engagiert dazu gesprungen - typisch Ellen: "Hurra ein Problem! Ich bin dabei und gemeinsam finden wir eine Lösung."

Zwei Jahre später wusste ich, wer was macht und wen ich fragen kann. Allerdings fühlte es sich nicht rund an und mein Bauchgrummeln hörte auch nicht auf.

Wir definierten in der AG die anstehenden Herausforderungen:

  • Wie sichern wir unser Wissen, damit der Podcast weiterklingt?
  • Wie bleiben wir als ehrenamtliches Redaktionsteam handlungsfähig, wenn Rollen wechseln, Frauen pausieren, Zeit knapp ist oder neue Frauen dazukommen?

Dieser Lernpfad begann im Juli 2026 und wird laufend aktualisiert und erweitert. Hier die ersten Erkenntnisse:

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Ausgangssituation

Viele kennen das Leben um das Ehrenamt herum: Beruf, Familie, Sorgearbeit, Engagement, Gesundheit, Termine. Der 6. Deutsche Freiwilligensurvey zeigt: 2024 engagierten sich 37,8 Prozent der Frauen im Alter von 50 - 64 Jahren freiwillig in Deutschland. Tendenz sinkend im Vergleich zu 2019 (41,4 %). Für mich heißt das: Engagement ist stark. Aber es braucht Strukturen, die entlasten.

Viel Wissen - verteilt auf viele Schultern & Dateien

In den vergangenen zwei Jahren ist in unserer Podcast-AG viel Wissen entstanden:

  • Wie bereiten wir Interviews vor?
  • Wie läuft eine Aufnahme?
  • Was braucht die technische Bearbeitung?
  • Wann kommt Podigee ins Spiel?
  • Was muss in WordPress passieren?
  • Wer prüft den Blogbeitrag?
  • Wo liegen Freigaben, Bilder, Links und Kapitelmarken?

Vieles ist bereits dokumentiert in vielfältigen Dateiformaten: Interviewtipps, Veröffentlichungsablauf, Technikanleitung, Hinweise für Blogbeiträge und Podcaststatistik. Allerdings haben wir keine expliziten Wissensmanagementprozesse und -strukturen. Wissen wird hauptsächlich informell und unstrukturiert ausgetauscht. Es stellte sich für mich die Frage danach, wie neue Mitfrauen mit diesen Unterlagen lernen, Rückfragen klären und Aufgaben übernehmen können? Wie können wir unseren Reifegrad im Wissensmanagement (z.B. nach Kochikar´s Knowledgemanagement Maturity Modell) erhöhen?

Entscheidung 1: wechange als gemeinsamer Arbeitsraum

Im Austausch mit der erweiterten Podcast-AG kam der Hinweis von Yvonne: Einige AGs der BücherFrauen arbeiten bereits auf der Plattform wechange. Eine Open-Source-Software aus Berlin - genossenschaftlich organisiert. wechange wird also unser gemeinsamer Arbeits- und Lernraum, an dem der Lernpfad sichtbar wird.

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Lernpfad - Perspektivenklärung

Wie sichern wir gemeinsam Wissen, ohne aus dem Ehrenamt ein Prozessmonster zu machen?

Die vermeintlich einfache Lösung lautete: Wir sammeln unser Wissen, ordnen es und machen es in einem Lernpfad für alle im Netzwerk zugänglich und transparent. Doch schon in der ersten Besprechung zeigten sich unterschiedliche Perspektiven: eine kritische Rückfrage zum Etherpad, ein Einwand gegen eine zu starke Prozessorientierung und eine ausdrückliche Zustimmung zur Wiederholung der Technik.

Meine Erkenntnis: Wir sprachen zwar alle über einen Lernpfad, verbanden damit aber sehr unterschiedliche Erwartungen.

Begriffsklärung

Ein Lernpfad besteht aus einem themenfokussierter Leitfaden mit Anwendungsübungen. Also wie ein gutes Sachbuch mit eingebauter Werkstatt: Wissen und Beispiele machen Zusammenhänge verständlich. Aufgaben sowie Reflexionsfragen führen zur praktischen Anwendung.

Für unsere Podcast-AG führt der Lernpfad durch die einzelnen Stationen einer Podcastfolge – von der Themenidee über Vorbereitung und Aufnahme bis zu Schnitt und Veröffentlichung.

Drei Ebenen, ein gemeinsames Ziel

Dabei gilt es drei Ebenen mit unterschiedlichen Leitfragen zu betrachten:

  • Inhalt: Was macht eine gute „Buchmacherinnen“-Folge aus?
  • Technik: Wie nehmen wir auf, schneiden und veröffentlichen?
  • Zusammenarbeit: Wie verteilen wir die Aufgaben und sichern Erfahrungen?

Alle Ebenen sind gleich wichtig! Allerdings hatte eben jedes Redaktionsmitglied eine andere Perspektive, wo unser eigener dringendster Lernbedarf liegt und was zukünftige Mitfrauen in der Podcast AG nach nach dem Lernpfad können sollen.

Aus meiner Arbeit mit ErfolgsTeams, Working Out Loud, der Mitarbeit am lernOS-KI-Lernpfad, die Entwicklung sowie Durchführung des Lernpfads „Seitenweise KI - ein Streifzug für kreative Köpfe der Buchbranche“ bringe ich viel Erfahrung mit. Als agiler Lerncoach und Blended Learning Trainer (IHK) kenne ich zudem Fallstricke und Lösungen im didaktischen Bereich. Damit stellen sich natürlich Fragen, wie:

Was sollen die Beteiligten anschließend verstehen, anwenden und selbständig entscheiden können?

Welche Übungen helfen ihnen dabei?

In unserem Austausch merkte ich jedoch, dass wir zunächst unsere unterschiedlichen Erwartungen klären mussten. Während ich mit meiner Brille Lernbedarfe, Lernziele, Kapitel, Anwendungsübungen und Reflexionen, während andere noch fragten, warum wir überhaupt in einem Etherpad arbeiten sollten.

Entscheidung 2: Etherpad 

Warum nicht einfach Word-Dateien hin- und herschicken? Weil wir im Etherpad synchron und asynchron am Text arbeiten können. Alle sehen denselben Arbeitsstand. Ergänzungen, Fragen und Erfahrungen sind sichtbar, ohne dass diese jemand mühsam zusammenführen muss.

Unsere Austauschrunden dienen dadurch stärker der Synchronisation: für offene Fragen, unterschiedliche Sichtweisen und notwendige Entscheidungen. Nicht jede muss an jedem Abschnitt aktiv mitschreiben. Aber alle können nachvollziehen, was entsteht, und dort etwas beitragen, wo ihr Wissen gefragt ist.

Das Etherpad als „digitales Arbeitsbuch“ dient dazu das explizite und implizite Wissen zusammen zu tragen, zu sortieren und zu entscheiden, was dem Ziel dient.

Einwände zeigen, wo das Team Klärungsbedarf hat

„Mein Fokus liegt aber auf den Inhalten des Podcast – das ist mir echt zu prozesslastig!“

Also nochmal den Erklärbar zu Wort kommen lassen? Ich merkte, dass ich verstehen musste, was infrage gestellt wird - das Ziel, die Gewichtung der Themen oder die vorgeschlagene Arbeitsweise? Worum geht es wirklich?

Entscheidung 3: Trennen der Inhalts- und Technikebene. Es arbeiten zwei Arbeitsgruppen an den unterschiedlichen Themen. Dann führen wir die Teile zusammen.

Fazit: Ein Lernpfad beginnt nicht mit Kapiteln und Werkzeugen. Er beginnt damit, dass sich alle darüber verständigen, was sie gemeinsam lernen und künftig können wollen.

"Im heutigen Austausch sind die verschiedenen Interessen der Mitgliedsfrauen deutlich geworden. Ich finde es gut, dass wir diese unterschiedlichen Interessen und Themen in unserem Lernpfad abbilden und auch in der praktischen Umsetzung bzw. Meetingstruktur leben", resümierte Gesa.

"Mir ist jetzt klarer, was ein Lernpfad ist. Wichtig ist mir dabei, dass deutlich herausgearbeitet wird, dass die Technik das Fundament ist. Sobald dieses Fundament steht, haben wir jede Menge Möglichkeiten vielfältige Themen in den Podcast einzubringen und uns dann vor allem auf die Inhalte zu konzentrieren," meinte Susanne, die bisher die gesamte Technik verantwortete und gerade dabei ist Sandra einzuarbeiten.

Fünfstufiger Prozess vom verteilten Erfahrungswissen zum gemeinsamen Lernpfad der Podcast-AG.
Wissen sichtbar machen, Erwartungen klären, gemeinsam sammeln, getrennt vertiefen und zu einem Lernpfad zusammenführen.

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Technikebene: Was eine brauchbare Anleitung klären muss

Sandra steigt in die Podcastproduktion ein und hat aus ihrer Perspektive eine Technikanleitung und den Veröffentlichungsablauf einer Podcastfolge erstellt. Die Unterlagen sollen neuen Mitfrauen helfen, Produktionsaufgaben schrittweise zu übernehmen. Dafür müssen sie auch erkennen können, wann ein Arbeitsschritt zu einem brauchbaren Ergebnis geführt hat.

Aus den Unterlagen entsteht mit NotebookLM eine erste Grafik. Sie dient als Grundlage für den gemeinsamen Austausch per Videocall. In 60-Minuten gleichen wir unsere Vorstellungen ab. Diese Synchronisation zeigt deutlich: Wir müssen genauer klären, was der Leitfaden voraussetzt und woran Neue ein brauchbares Ergebnis erkennen.

Beispiel: Die Anweisung „Pausen nach Gefühl kürzen“ kann einer erfahrenen Produzentin als Orientierung dienen. Eine brauchbare Anleitung beschreibt auch, woran sich Entscheidungen orientieren: Welche Pause gehört zum natürlichen Gesprächsrhythmus? Wann stört sie? Und woran erkennt eine neue Mitfrau den Unterschied?

Als Moderatorin frage ich nach, woran Susanne und Sandra ihre Entscheidungen festmachen und wann sie anders vorgehen würden. Dabei achte ich darauf, dass auch vermeintlich einfache Rückfragen Platz haben und unterschiedliche Einschätzungen ausgesprochen werden können. So werden Kriterien besprechbar, die in den Anleitungen bisher nicht ausdrücklich beschrieben sind – eben implizites Wissen.

Als Verantwortliche für die Qualität des Lernprozesses halte ich das Lernziel im Blick und mache sichtbar, wo Erklärungen oder Entscheidungen fehlen. Susanne und Sandra bringen ihre Produktionserfahrung ein und beurteilen die fachliche Richtigkeit. Gemeinsam prüfen wir, was eine neue Mitfrau zum Handeln braucht.

  • Die erste Grafik diente unserem Gespräch.
  • In der anschließenden Workflow-Tabelle führen wir Arbeitsschritte, Vorgehen, Zuständigkeiten und offene Fragen zusammen.
  • Eine weitere Workflow-Grafik soll die Reihenfolge der Schritte und die Übergaben auf einen Blick zeigen.

Für die weitere Aufbereitung mit ChatGPT nutze ich die beiden Dokumente, ausgewählte nicht sensible Passagen aus dem Zoom-Transkript und die erste NotebookLM-Grafik.

Mit KI-Unterstützung führen wir die vorhandenen Angaben zusammen und bereiten offene Fragen für den nächsten Austausch vor. Die Übersicht zeigt, welche Aufgaben wir als Team übernehmen und wo die KI unterstützt.

Vorgehen: von den Unterlagen zur prüfbaren Arbeitsunterlage

Schritt

Menschliche Leistung

Unterstützung durch KI

Ergebnis
1. Ziel klären Klären, welche Produktionsaufgaben neue Mitfrauen zur mithilfe der Anleitung übernehmen kann und welche Inhalte sie dafür benötigen. Hilft im Dialog, den Auftrag einzugrenzen und konkrete Anforderungen zu formulieren. Arbeitsauftrag für den Entwurf
2. Unterlagen zusammentragen Die beiden Dokumente, ausgewählte Transkriptpassagen und die erste Grafik auswählen und ihren jeweiligen Stand einordnen. Liest die bereitgestellten Materialien und arbeitet relevante Angaben heraus. Gemeinsame Materialbasis
3. Aussagen vergleichen Beschreibungen mit der tatsächlichen Arbeitsweise vergleichen und fehlende Kriterien durch Rückfragen und Beispiele erschließen. Die KI beauftragen, Quellenangaben, Ergänzungsvorschläge und offene Fragen getrennt auszuweisen. Menschen prüfen die Zuordnung. Vergleicht Arbeitsschritte, Begriffe, Werkzeuge und Zuständigkeiten. Weist Angaben aus den Unterlagen, eigene Ergänzungsvorschläge und offene Fragen getrennt aus. Zusammengeführte Informationen
4. Lücken und Widersprüche markieren Durch Rückfragen prüfen, was fehlt oder unverständlich bleibt. Markiert mögliche Unstimmigkeiten, ungeklärte Übergaben und fehlende Erklärungen; formuliert Rückfragen. Liste offener Fragen
5. Ablauf strukturieren Reihenfolge, Voraussetzungen und Übergaben prüfen und die Überarbeitung steuern. Ordnet die Inhalte in eine nachvollziehbare Reihenfolge, einschließlich Voraussetzungen und paralleler Aufgaben. Workflow-Tabelle als Entwurf incl. Grafik
6. Arbeitsfassung aufbereiten Formulierungen, Quellenverweise und Darstellungen redaktionell prüfen; die Bearbeitbarkeit der Dateien kontrollieren. Erstellt Entwürfe für Erläuterungen, Tabellen, Grafiken, sowie bearbeitbare Dateien. Diskussionsfähige Arbeitsfassung

Das Ergebnis ist eine strukturierte Arbeitsfassung, die offene Fragen sichtbar macht. Die fachliche Prüfung und die praktische Erprobung stehen noch aus.

Für unser Technikteam lassen sich vier Erkenntnisse ableiten:

  1. Dokumentiertes Wissen braucht gemeinsame Auslegung: Mehrere Unterlagen können denselben Ablauf beschreiben und trotzdem unterschiedliche Begriffe, Reihenfolgen oder vor allem Erwartungen enthalten
  2. Rückfragen erschließen Erfahrungswissen: „Woran erkennst Du das?“ und „Wann würdest Du anders entscheiden?“ helfen, Qualitätskriterien und Ausnahmen zugänglich zu machen
  3. Die Anleitung berührt die Arbeitsorganisation: Fragen nach Übergaben, Freigaben und Vertretungen fordern Entscheidungen des Teams
  4. Nutzbarkeit zeigt sich beim Anwenden: Eine verständliche Beschreibung ist ein Zwischenergebnis. Entscheidend ist, ob eine neue Person damit handeln, Unsicherheit erkennen und gezielt Unterstützung einholen kann

Folgende verbindliche Entscheidungen im Team stehen gerade an:

  • Welche Aufgaben deckt die erste Fassung ab?
  • Woran erkennen wir je Arbeitsschritt ein brauchbares Ergebnis?
  • Wer bearbeitet, prüft und gibt frei – und wann ist Rücksprache erforderlich?

Nach der fachlichen Prüfung soll eine neue Mitfrau einen vereinbarten Arbeitsschritt anhand der Anleitung erproben. Dabei gilt es zu beobachten, wo sie selbständig weiterkommt und wo Erklärungen fehlen. Ob die Anleitung später Sucharbeit, wiederholte Erklärungen oder Nacharbeit verringert, muss sich in der Erprobung zeigen.

Transfer: Eine vertraute Anleitung auf ‚nach Gefühl‘, ‚bei Bedarf‘ oder ‚wie üblich‘ prüfen. Eine Stelle auswählen und mit einer erfahrenen Person das dahinterliegende Entscheidungskriterium klären. Die Antwort als Entscheidungskriterium oder Beispiel in der Anleitung festhalten.

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Infografik: Gute Kommunikation mit KI braucht explizite Kontextangaben, klare Struktur, gute Audioqualität und menschliche Qualitätskontrolle.

AI Literacy: Transkripte nutzen zum Wissensmanagement

Transkripte: Wenn KI mitschreibt, müssen wir anders sprechen

Inzwischen sind Transkripte in Meetings, Workshops und Sessions fast normal. Die KI hört mit, schreibt mit und macht daraus im besten Fall eine saubere Dokumentation.

Im besten Fall.

Auf der 10. lernOS Convention #loscon26 zeigte der Test mit drei KI-Modellen deutlich: Aus demselben Transkript können je nach KI-Modell ganz unterschiedliche Zusammenfassungen entstehen. Andere Überschriften. Andere Schwerpunkte. Andere Fazits.

Der Grund: KI schreibt nicht einfach nur mit. Sie interpretiert.

Ein Mensch im Raum sieht die Folien, spürt die Stimmung, kennt Rollen, Pausen und Zwischentöne. Die KI bekommt vor allem Sprache, (noch) nicht die Tonalität. Und wenn das Entscheidende nur zwischen den Zeilen passiert, fehlt ihr genau das, was später in der Dokumentation wichtig wäre.

Darum gilt: Mit KI muss Klarheit hörbar werden.

Statt „Wie man hier sieht …“ besser: „Auf Folie 3 sehen Sie das Zürcher Ressourcenmodell. Die Kernaussage lautet: Ziele wirken stärker, wenn sie emotional positiv verankert sind.“

Statt „Das ist unser Modell …“ besser: „Dieses Modell zeigt drei Faktoren: Zielklarheit, Verantwortung und psychologische Sicherheit.“

Für eine leserfreundliche und verlässliche Dokumentation helfen ein paar einfache Regeln bei Lightning Talks, Impulsvorträgen etc.: Titel, Rollen und Ziel laut nennen. Folien benennen, nicht nur zeigen. Fachbegriffe erklären. Sprecherwechsel klar halten. Gute Audioqualität sicherstellen. Und vorab festlegen, was die KI liefern soll: Transkript, Zusammenfassung, Protokoll oder Lessons Learned.

Denn das sind vier verschiedene Aufgaben.

Und am Ende bleibt ein wichtiger Schritt menschlich: die Qualitätskontrolle. Besonders bei Namen, Zahlen, Zitaten, Modellen und Fazits lohnt sich der zweite Blick.

Der Merksatz lautet:

Mit KI bleibt gute Kommunikation unabdingbar. Sie wird möglicherweise sichtbarer. Und hörbarer.

Oder noch einfacher: Wer gute KI-Dokumentation will, muss der KI verdauliches Material geben. Das beginnt bei dem- oder derjenigen, die den Impuls gibt. Menschen emotional erreichen und der KI Stichworte geben, dass dieses im Hintergrund ihren Job der Dokumentation erledigen kann ist eine neue Herausforderung.

Allerdings trägt dies auch bei zu einem modernem Wissensmanagement — im Raum, im Gespräch, im klar ausgesprochenen Gedanken.

All in One-Paper:

Infografik: Gute Kommunikation mit KI braucht explizite Kontextangaben, klare Struktur, gute Audioqualität und menschliche Qualitätskontrolle.
Die Infografik zeigt, warum Vorträge, Workshops und Sessions für KI anders vorbereitet werden müssen: Kontext, Rollen, Folienbezüge und Kernaussagen sollten nicht nur sichtbar, sondern hörbar und eindeutig formuliert werden.

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Grafik zur 10. lernOS Convention (#loscon26) am 23./24.06.2026: „OPERATORS“ – Matrix-Aktivierung (20 Minuten, 3 neue Menschen für deine Matrix) mit Heidi Milke-Erlwein, Ellen Braun und Felix Harling, lernOS-Logo, QR-Code und Link loscon.lernos.org.

LernOS Convention26: perfectly hybrid als echter USP

LernOS Convention26: AI und perfectly hybrid als echter USP

Wer kennt die ikonische Szene aus dem Film Matrix? Morpheus hält zwei Pillen hin. Blau heißt: alles bleibt, wie es ist. Rot heißt: rein ins AI-Kaninchenloch – und sehen, wie tief es wirklich geht.
Die LernOS Convention 26 (#loscon26) ist genau dieser Moment – vielleicht ohne Leder-Mantel, dafür mit Menschen, die AI wirklich verstehen und anwenden wollen. Und mit einem USP, den man nicht „nachlesen“ kann. Den muss man erleben: perfectly hybrid.

AI FOR WORK THAT WORKS!

KI ist längst im Arbeitsalltag angekommen. Aber der Transfer in echten Mehrwert hakt oft genau da, wo es weh tut: zwischen „mal ausprobiert“ und „läuft verlässlich im Team“. Gleichzeitig ist der Hunger riesig: LinkedIn berichtet, dass 4 von 5 mehr darüber lernen möchten, wie KI im Beruf genutzt werden kann. Gallup zeigt: AI-Nutzung steigt – aber ohne Orientierung wird daraus schnell Aktionis mus statt Wirkung.

Die LernOS Convention26 ist die rote Pille für den Arbeitsalltag: hinschauen, testen, verbessern – gemeinsam.

Perfectly hybrid ist mehr als „auch online“!

Viele Events nennen sich „hybrid“ und meinen: ein Stream läuft nebenher.
Die Loscon26 ist ein Erlebnis mit mehreren Zugänge und einem gemeinsamen Lernraum. Perfectly hybrid ist kein Marketingbegriff, sondern unser Anspruch ans gemeinsame Lernen. Daran wurde gefeilt und getüftelt - für Austausch, der wirklich verbindet (übrigens: die coole Grafik auf der Homepage hat Hans gezaubert):

  • vor Ort in Nürnberg auf der Kaiserburg
  • online, aber nicht als reines Zuschauen, sondern als Teil des Geschehens
  • Satelliten-Locations, damit Teilnahme gemeinsam möglich ist – statt allein vor dem Bildschirm. Hier in Würzburg gehen zwei Satelliten an den Start: Prof. Dr. Steffen Hillebrecht und seine Studies gestalten den THWS-Satelliten. Im Coworking-Space nomad sind Sophie, Madlen und Lena Gastgeberinnen für ein gemeinsames Lernerlebnis. Alle Satelliten von Würzburg über Berlin, Wien nach Mallorca sind hier verzeichnet.

Wer „perfectly hybrid“ verstehen will, muss dabei sein – und kann die Erfahrung als Blaupause für´s eigene Unternehmen mitnehmen.

 

Aus dem Maschinenraum – meine Orga-Spuren in Activation, Makeathon & Podcast

Ich bin nun zum dritten Mal bei der LernOS Convention und zum zweiten Mal im Orga-Team. Es geht schon manchmal an meine Grenzen, wie z. B. beim "Vibe-Coding". Ich lese wirklich nie Gebrauchsanleitungen, obwohl ich es wirklich versuche! Aber bereits nach zwei Abschnitten werde ich ungeduldig, schaue ans Ende der Anleitung, verliere die Lust, probiere nach Trial & Error und die Chance ist 50:50, dass es gelingt. Nun also Vibe-Coding bei der LernOS Convention26:

Ellen & Vibe-Coding – gemeinsam geht fast alles!

Mein Lernknoten liegt schon Jahrzehnte zurück: 9. Klasse, Thema „Braun'sche Röhre“, der gefühlt leicht sadistische Tonfall meines Physiklehrers mit "Braun! Kommen Sie mal vor!" Mein Blut gefror, denn mein Kopf war leer in Bezug auf diese Materie! Ich muss nicht schildern, wie der Gang zur Tafel war und in den nächsten Minuten die 1,75 m Körpergröße schrumpften. Das Trauma: Physik ist ein Buch mit mindestens sieben Siegeln. Vielleicht erklärt das die Abneigung gegen Gebrauchsanleitungen. Komisch nur, dass das Rezeptlesen und anwenden durchaus gelingt.Simon schickte also das Kit für das Makethon. Gleichzeitig kam die Anleitung und ich wollte es wissen. Krieg' ich den Lernknoten gelöst mit Unterstützung der KI? Fast! Nicole gab mir noch einen entscheidenden Tipp und die Lampe leuchtete! Ein Erfolgserlebnis, weil Lernen leichter wird, wenn halbfertige Gedanken geteilt werden – und jemand sagt: „Guter Ansatz. Hier ist die Abkürzung."

Welche Abkürzungen gibt es bei lästiger Verwaltungsarbeit von Freelancern?

Mal ehrlich: ich kenne wenig Kolleg:innnen, die Spaß an Bürokratie haben. Ist ja auch wirklich selten kreativ eher gefühlte vergeudete Zeit. Außer, dass sich das Bankkonto wieder füllt. Aber mal angenommen, wir könnten den folgenden Workflow abkürzen: Angebot erstellt, Auftrag angenommen, Auftrag erledigt, Rechnung raus, Zahlung rein, alles automatisch verbucht und landet bei der Steuerberatung.
Dieser Frage widmen sich Philip und ich im Podcast am zweiten Tag der LernOS Convention26: Wo kann KI wirklich entlasten – und wie entstehen Lösungen, die nicht noch mehr Arbeit machen?
Also: Ein ehrliches Gespräch über KI-Automatisierung im Backoffice: Vom Beratungsgespräch zum fertigen Rechnungsentwurf und was dabei alles schiefgehen kann.

Wie gelingt´s also "AI FOR WORK THAT WORKS?"

Ihr habt immer die Wahl! Rote oder blaue Pille? Genau das fragen Heidi, Felix und ich Euch bereits am Anfang der LernOS Convention26. „So läuft KI wirklich im Alltag.“ – oder – „Das hat im Team funktioniert. Und das nicht.“

Bringt also Eure Erfahrungen mit und teilt sie! #SharingIsCaring

Hier geht´s zum kompletten Programm und hier nochmal zum reinhören, was so alles passiert. Alle Sessions werden dokumentiert, Learnings notiert. Bei vier parallelen Sessions ist die Qual der Wahl real – aber alle Inhalte sind später nachnutzbar. Denn unser Ansatz ist klar: Wissen muss verfügbar sein.

 

Alle Infos zur LernOS Convention26 am 23./24.06.2026: https://loscon.lernos.org/de/

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