Viele kennen das Leben um das Ehrenamt herum: Beruf, Familie, Sorgearbeit, Engagement, Gesundheit, Termine. Der 6. Deutsche Freiwilligensurvey zeigt: 2024 engagierten sich 37,8 Prozent der Frauen im Alter von 50 - 64 Jahren freiwillig in Deutschland. Tendenz sinkend im Vergleich zu 2019 (41,4 %). Für mich heißt das: Engagement ist stark. Aber es braucht Strukturen, die entlasten.

Viel Wissen - verteilt auf viele Schultern & Dateien

In den vergangenen zwei Jahren ist in unserer Podcast-AG viel Wissen entstanden:

• Wie bereiten wir Interviews vor?
• Wie läuft eine Aufnahme?
• Was braucht die technische Bearbeitung?
• Wann kommt Podigee ins Spiel?
• Was muss in WordPress passieren?
• Wer prüft den Blogbeitrag?
• Wo liegen Freigaben, Bilder, Links und Kapitelmarken?

Vieles ist bereits dokumentiert in vielfältigen Dateiformaten: Interviewtipps, Veröffentlichungsablauf, Technikanleitung, Hinweise für Blogbeiträge und Podcaststatistik. Allerdings haben wir keine expliziten Wissensmanagementprozesse und -strukturen. Wissen wird hauptsächlich informell und unstrukturiert ausgetauscht. Es stellte sich für mich die Frage danach, wie neue Mitfrauen mit diesen Unterlagen lernen, Rückfragen klären und Aufgaben übernehmen können? Wie können wir unseren Reifegrad im Wissensmanagement (z.B. nach Kochikar´s Knowledgemanagement Maturity Modell) erhöhen?

Entscheidung 1: wechange als gemeinsamer Arbeitsraum

Im Austausch mit der erweiterten Podcast-AG kam der Hinweis von Yvonne: Einige AGs der BücherFrauen arbeiten bereits auf der Plattform wechange. Eine Open-Source-Software aus Berlin - genossenschaftlich organisiert. wechange wird also unser gemeinsamer Arbeits- und Lernraum, an dem der Lernpfad sichtbar wird.

Wie sichern wir gemeinsam Wissen, ohne aus dem Ehrenamt ein Prozessmonster zu machen?

Die vermeintlich einfache Lösung lautete: Wir sammeln unser Wissen, ordnen es und machen es in einem Lernpfad für alle im Netzwerk zugänglich und transparent. Doch schon in der ersten Besprechung zeigten sich unterschiedliche Perspektiven: eine kritische Rückfrage zum Etherpad, ein Einwand gegen eine zu starke Prozessorientierung und eine ausdrückliche Zustimmung zur Wiederholung der Technik.

Meine Erkenntnis: Wir sprachen zwar alle über einen Lernpfad, verbanden damit aber sehr unterschiedliche Erwartungen.

Begriffsklärung

Ein Lernpfad besteht aus einem themenfokussierter Leitfaden mit Anwendungsübungen. Also wie ein gutes Sachbuch mit eingebauter Werkstatt: Wissen und Beispiele machen Zusammenhänge verständlich. Aufgaben sowie Reflexionsfragen führen zur praktischen Anwendung.

Für unsere Podcast-AG führt der Lernpfad durch die einzelnen Stationen einer Podcastfolge – von der Themenidee über Vorbereitung und Aufnahme bis zu Schnitt und Veröffentlichung.

Drei Ebenen, ein gemeinsames Ziel

Dabei gilt es drei Ebenen mit unterschiedlichen Leitfragen zu betrachten:

• Inhalt: Was macht eine gute „Buchmacherinnen“-Folge aus?
• Technik: Wie nehmen wir auf, schneiden und veröffentlichen?
• Zusammenarbeit: Wie verteilen wir die Aufgaben und sichern Erfahrungen?

Alle Ebenen sind gleich wichtig! Allerdings hatte eben jedes Redaktionsmitglied eine andere Perspektive, wo unser eigener dringendster Lernbedarf liegt und was zukünftige Mitfrauen in der Podcast AG nach nach dem Lernpfad können sollen.

Aus meiner Arbeit mit ErfolgsTeams, Working Out Loud, der Mitarbeit am lernOS-KI-Lernpfad, die Entwicklung sowie Durchführung des Lernpfads „Seitenweise KI - ein Streifzug für kreative Köpfe der Buchbranche“ bringe ich viel Erfahrung mit. Als agiler Lerncoach und Blended Learning Trainer (IHK) kenne ich zudem Fallstricke und Lösungen im didaktischen Bereich. Damit stellen sich natürlich Fragen, wie:

Was sollen die Beteiligten anschließend verstehen, anwenden und selbständig entscheiden können?

Welche Übungen helfen ihnen dabei?

In unserem Austausch merkte ich jedoch, dass wir zunächst unsere unterschiedlichen Erwartungen klären mussten. Während ich mit meiner Brille Lernbedarfe, Lernziele, Kapitel, Anwendungsübungen und Reflexionen, während andere noch fragten, warum wir überhaupt in einem Etherpad arbeiten sollten.

Entscheidung 2: Etherpad 

Warum nicht einfach Word-Dateien hin- und herschicken? Weil wir im Etherpad synchron und asynchron am Text arbeiten können. Alle sehen denselben Arbeitsstand. Ergänzungen, Fragen und Erfahrungen sind sichtbar, ohne dass diese jemand mühsam zusammenführen muss.

Unsere Austauschrunden dienen dadurch stärker der Synchronisation: für offene Fragen, unterschiedliche Sichtweisen und notwendige Entscheidungen. Nicht jede muss an jedem Abschnitt aktiv mitschreiben. Aber alle können nachvollziehen, was entsteht, und dort etwas beitragen, wo ihr Wissen gefragt ist.

Das Etherpad als „digitales Arbeitsbuch“ dient dazu das explizite und implizite Wissen zusammen zu tragen, zu sortieren und zu entscheiden, was dem Ziel dient.

Einwände zeigen, wo das Team Klärungsbedarf hat

„Mein Fokus liegt aber auf den Inhalten des Podcast – das ist mir echt zu prozesslastig!“

Also nochmal den Erklärbar zu Wort kommen lassen? Ich merkte, dass ich verstehen musste, was infrage gestellt wird - das Ziel, die Gewichtung der Themen oder die vorgeschlagene Arbeitsweise? Worum geht es wirklich?

Entscheidung 3: Trennen der Inhalts- und Technikebene. Es arbeiten zwei Arbeitsgruppen an den unterschiedlichen Themen. Dann führen wir die Teile zusammen.

Fazit: Ein Lernpfad beginnt nicht mit Kapiteln und Werkzeugen. Er beginnt damit, dass sich alle darüber verständigen, was sie gemeinsam lernen und künftig können wollen.

"Im heutigen Austausch sind die verschiedenen Interessen der Mitgliedsfrauen deutlich geworden. Ich finde es gut, dass wir diese unterschiedlichen Interessen und Themen in unserem Lernpfad abbilden und auch in der praktischen Umsetzung bzw. Meetingstruktur leben", resümierte Gesa.

"Mir ist jetzt klarer, was ein Lernpfad ist. Wichtig ist mir dabei, dass deutlich herausgearbeitet wird, dass die Technik das Fundament ist. Sobald dieses Fundament steht, haben wir jede Menge Möglichkeiten vielfältige Themen in den Podcast einzubringen und uns dann vor allem auf die Inhalte zu konzentrieren," meinte Susanne, die bisher die gesamte Technik verantwortete und gerade dabei ist Sandra einzuarbeiten.

Sandra steigt in die Podcastproduktion ein und hat aus ihrer Perspektive eine Technikanleitung und den Veröffentlichungsablauf einer Podcastfolge erstellt. Die Unterlagen sollen neuen Mitfrauen helfen, Produktionsaufgaben schrittweise zu übernehmen. Dafür müssen sie auch erkennen können, wann ein Arbeitsschritt zu einem brauchbaren Ergebnis geführt hat.

Aus den Unterlagen entsteht mit NotebookLM eine erste Grafik. Sie dient als Grundlage für den gemeinsamen Austausch per Videocall. In 60-Minuten gleichen wir unsere Vorstellungen ab. Diese Synchronisation zeigt deutlich: Wir müssen genauer klären, was der Leitfaden voraussetzt und woran Neue ein brauchbares Ergebnis erkennen.

Beispiel: Die Anweisung „Pausen nach Gefühl kürzen“ kann einer erfahrenen Produzentin als Orientierung dienen. Eine brauchbare Anleitung beschreibt auch, woran sich Entscheidungen orientieren: Welche Pause gehört zum natürlichen Gesprächsrhythmus? Wann stört sie? Und woran erkennt eine neue Mitfrau den Unterschied?

Als Moderatorin frage ich nach, woran Susanne und Sandra ihre Entscheidungen festmachen und wann sie anders vorgehen würden. Dabei achte ich darauf, dass auch vermeintlich einfache Rückfragen Platz haben und unterschiedliche Einschätzungen ausgesprochen werden können. So werden Kriterien besprechbar, die in den Anleitungen bisher nicht ausdrücklich beschrieben sind – eben implizites Wissen.

Als Verantwortliche für die Qualität des Lernprozesses halte ich das Lernziel im Blick und mache sichtbar, wo Erklärungen oder Entscheidungen fehlen. Susanne und Sandra bringen ihre Produktionserfahrung ein und beurteilen die fachliche Richtigkeit. Gemeinsam prüfen wir, was eine neue Mitfrau zum Handeln braucht.

• Die erste Grafik diente unserem Gespräch.
• In der anschließenden Workflow-Tabelle führen wir Arbeitsschritte, Vorgehen, Zuständigkeiten und offene Fragen zusammen.
• Eine weitere Workflow-Grafik soll die Reihenfolge der Schritte und die Übergaben auf einen Blick zeigen.

Für die weitere Aufbereitung mit ChatGPT nutze ich die beiden Dokumente, ausgewählte nicht sensible Passagen aus dem Zoom-Transkript und die erste NotebookLM-Grafik.

Mit KI-Unterstützung führen wir die vorhandenen Angaben zusammen und bereiten offene Fragen für den nächsten Austausch vor. Die Übersicht zeigt, welche Aufgaben wir als Team übernehmen und wo die KI unterstützt.

Vorgehen: von den Unterlagen zur prüfbaren Arbeitsunterlage

Schritt	Menschliche Leistung	Unterstützung durch KI	Ergebnis
1. Ziel klären	Klären, welche Produktionsaufgaben neue Mitfrauen zur mithilfe der Anleitung übernehmen kann und welche Inhalte sie dafür benötigen.	Hilft im Dialog, den Auftrag einzugrenzen und konkrete Anforderungen zu formulieren.	Arbeitsauftrag für den Entwurf
2. Unterlagen zusammentragen	Die beiden Dokumente, ausgewählte Transkriptpassagen und die erste Grafik auswählen und ihren jeweiligen Stand einordnen.	Liest die bereitgestellten Materialien und arbeitet relevante Angaben heraus.	Gemeinsame Materialbasis
3. Aussagen vergleichen	Beschreibungen mit der tatsächlichen Arbeitsweise vergleichen und fehlende Kriterien durch Rückfragen und Beispiele erschließen. Die KI beauftragen, Quellenangaben, Ergänzungsvorschläge und offene Fragen getrennt auszuweisen. Menschen prüfen die Zuordnung.	Vergleicht Arbeitsschritte, Begriffe, Werkzeuge und Zuständigkeiten. Weist Angaben aus den Unterlagen, eigene Ergänzungsvorschläge und offene Fragen getrennt aus.	Zusammengeführte Informationen
4. Lücken und Widersprüche markieren	Durch Rückfragen prüfen, was fehlt oder unverständlich bleibt.	Markiert mögliche Unstimmigkeiten, ungeklärte Übergaben und fehlende Erklärungen; formuliert Rückfragen.	Liste offener Fragen
5. Ablauf strukturieren	Reihenfolge, Voraussetzungen und Übergaben prüfen und die Überarbeitung steuern.	Ordnet die Inhalte in eine nachvollziehbare Reihenfolge, einschließlich Voraussetzungen und paralleler Aufgaben.	Workflow-Tabelle als Entwurf incl. Grafik
6. Arbeitsfassung aufbereiten	Formulierungen, Quellenverweise und Darstellungen redaktionell prüfen; die Bearbeitbarkeit der Dateien kontrollieren.	Erstellt Entwürfe für Erläuterungen, Tabellen, Grafiken, sowie bearbeitbare Dateien.	Diskussionsfähige Arbeitsfassung

Das Ergebnis ist eine strukturierte Arbeitsfassung, die offene Fragen sichtbar macht. Die fachliche Prüfung und die praktische Erprobung stehen noch aus.

Für unser Technikteam lassen sich vier Erkenntnisse ableiten:

1. Dokumentiertes Wissen braucht gemeinsame Auslegung: Mehrere Unterlagen können denselben Ablauf beschreiben und trotzdem unterschiedliche Begriffe, Reihenfolgen oder vor allem Erwartungen enthalten
2. Rückfragen erschließen Erfahrungswissen: „Woran erkennst Du das?“ und „Wann würdest Du anders entscheiden?“ helfen, Qualitätskriterien und Ausnahmen zugänglich zu machen
3. Die Anleitung berührt die Arbeitsorganisation: Fragen nach Übergaben, Freigaben und Vertretungen fordern Entscheidungen des Teams
4. Nutzbarkeit zeigt sich beim Anwenden: Eine verständliche Beschreibung ist ein Zwischenergebnis. Entscheidend ist, ob eine neue Person damit handeln, Unsicherheit erkennen und gezielt Unterstützung einholen kann

Folgende verbindliche Entscheidungen im Team stehen gerade an:

• Welche Aufgaben deckt die erste Fassung ab?
• Woran erkennen wir je Arbeitsschritt ein brauchbares Ergebnis?
• Wer bearbeitet, prüft und gibt frei – und wann ist Rücksprache erforderlich?

Nach der fachlichen Prüfung soll eine neue Mitfrau einen vereinbarten Arbeitsschritt anhand der Anleitung erproben. Dabei gilt es zu beobachten, wo sie selbständig weiterkommt und wo Erklärungen fehlen. Ob die Anleitung später Sucharbeit, wiederholte Erklärungen oder Nacharbeit verringert, muss sich in der Erprobung zeigen.

Transfer: Eine vertraute Anleitung auf ‚nach Gefühl‘, ‚bei Bedarf‘ oder ‚wie üblich‘ prüfen. Eine Stelle auswählen und mit einer erfahrenen Person das dahinterliegende Entscheidungskriterium klären. Die Antwort als Entscheidungskriterium oder Beispiel in der Anleitung festhalten.

Entscheidung 4: Abgestimmte Ablagestruktur und Dateinamenskonvention

Bisher liegen die Dateien lokal auf zwei Rechnern und zusätzlich in einer Cloud. Beide Bearbeiterinnen haben über die Zeit eigene Ablage- und Benennungslogiken entwickelt. Auch hier steckt also Erfahrungswissen, das zunächst sichtbar werden muss: Was wird wo abgelegt? Wie werden Dateien benannt? Woran ist die aktuelle Version zu erkennen?

Die bestehenden Logiken werden deshalb zunächst sichtbar gemacht und miteinander abgeglichen. Anschließend legt die Arbeitsgruppe eine gemeinsame Ablagestruktur und Dateinamenskonvention fest, die auch für neue Mitfrauen nachvollziehbar ist.

KI unterstützt bei der Zusammenführung von Informationen

Unser Wissen über den Produktionsprozess liegt inzwischen an ziemlich vielen Stellen: in einer Excel-basierten Workflow-Tabelle, in den Anmerkungen eines Teammitglieds, in handschriftlichen Notizen aus unserem Videocall und im Transkript der Synchronisation.

Alles einzeln durchzugehen, Aussagen abzugleichen und wieder in einen gemeinsamen Arbeitsstand zu überführen, wäre vor allem eines: zeitaufwendig. Hier übernimmt die KI erneut Abgleich- und Strukturierungsarbeit (vgl. Tabelle Punkt 3). Sie führt die unterschiedlichen Materialien zusammen, gleicht Aussagen ab, macht offene Punkte sichtbar und hilft, daraus wieder einen bearbeitbaren Arbeitsstand zu erstellen.

Sie entscheidet jedoch nicht, welches Wissen relevant und fachlich richtig ist. Diese Entscheidung bleibt bei der Arbeitsgruppe.